Standardy publikowane są w postaci schematów XML, definiujących treść i strukturę komunikatów. Rzeczywista wiadomość jest wymieniana między partnerami biznesowymi w postaci dokumentów XML.
Schematy są wykorzystywane jako podstawa do tworzenia nadchodzących komunikatów i ich walidacji. Każdy z partnerów biznesowych ma kopię standardowego schematu XML, który definiuje konkretną wiadomość. Gdy wiadomość jest generowana przez system nadawcy, musi zostać zweryfikowana pod kątem tego schematu. Ewentualne błędy należy poprawić przed przesłaniem.
Po stronie odbiorcy walidacja odbywa się w punkcie odbioru oprogramowania wymiany, zanim jakiekolwiek dane zostaną przesłane do aplikacji biznesowej użytkownika.
Komunikaty dostępne w standardzie GS1 XML obejmują następujące obszary łańcucha dostaw:
- Komunikaty synchronizacji danych, które umożliwiają wysyłanie informacji o atrybutach jednostek handlowych i wspierają ich automatyczną synchronizację w komunikacji między partnerami handlowymi za pomocą Globalnej Sieci Synchronizacji Danych (GDSN);
- Wiadomości używane do zamawiania produktów i odpowiedzi na to zamówienie;
- Wiadomości służące do ogłaszania wysyłki towarów i potwierdzania ich odbioru;
- Wiadomości z żądaniem zapłaty za sprzedany towar oraz informujące o płatności do wysłania;
- Komunikaty wsparcia dotyczące automatycznego uzupełniania zasobów.
Standardy GS1 XML wspierają komunikację zarówno Downstream (między producentami towarów konsumpcyjnych a producentami detalicznymi), jak i Upstream (między producentami towarów konsumpcyjnych a dostawcami surowców, opakowań itp.).
Szczegółowy opis standardu GS1 XML znajduje się na stronie GS1 Global