Branże
Edukacja, usługi, narzędzia
Programy współpracy
Dariusz Jadczak, Menedżer ds. retail w GS1 Polska
Elektroniczna wymiana dokumentów (Electronic Data Exchange, EDI) to system przetwarzania dokumentów biznesowych w sposób elektroniczny. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą przesyłać między sobą różnego rodzaju dokumenty, takie jak zamówienia, faktury czy potwierdzenia wysyłek, w sposób automatyczny i bez potrzeby ręcznego przepisywania informacji.
Z EDI korzystają firmy każdej wielkości i działające w różnych branżach:
Tym, co łączy użytkowników EDI, jest wolumen wymienianych danych – setki, a nawet tysiące operacji wymiany danych biznesowych i administracyjnych dziennie.
Jeszcze przed pandemią, w 2019 roku za pomocą EDI wymieniano już 55 miliardów faktur rocznie. Zaledwie dwa lata później, w 2021 roku oszacowano, że w ciągu półtorej dekady liczba ta wzrośnie aż dziesięciokrotnie! (Pagero, 2021). Jak podaje portal Globe Newswire, obecnie od 60% do 86% firm w sektorze łańcucha dostaw wykorzystuje obecnie technologię EDI. Do roku 2028 globalny rynek rozwiązań EDI ma osiągnąć wartość ponad 4 mld dolarów. Ów skok świat zawdzięcza nie tylko globalnym zawirowaniom, ale także dążeniu do cyfryzacji – przede wszystkim przemysłu i handlu, ale także sektora ochrony zdrowia. Nic dziwnego, bo korzyści, jakie płyną z elektronicznej wymiany danych wykraczają poza sferę czysto finansową.
W dobie zaostrzającej się rywalizacji cenowej zarówno firmy produkcyjne, jak i handlowe szukają sposobów na obniżenie kosztów operacyjnych poszczególnych transakcji w łańcuchu dostaw. To też jedna z kluczowych korzyści, jakie przynosi wdrożenie elektronicznej wymiany dokumentów.
Jak zauważa Bruno Koch, autor raportu „The E-invoicing Journey 2019-2025” firmy Billentis z 2019 roku, zautomatyzowane przetwarzanie faktur przyniesie oszczędności rzędu 60-80% (Billentis, 2019).
Oszczędności z EDI to nie tylko mniejsze wydatki, ale także oszczędność czasu. Przykładowo, firma Mando Corporation Poland, polski oddział koreańskiego producenta części samochodowych, obsługuje średnio 329 zamówień miesięcznie. Przed wdrożeniem EDI w 2020 roku średni czas potrzebny na obsługę 1 zamówienia pochłaniał ok. 30 min. Po wdrożeniu komunikacji EDI – w sumie pięciu komunikatów w obszarze zamówień, przyjęcia towaru oraz fakturowania – czas ten skrócił się radykalnie: do 2 minut. W skali miesiąca oznacza to 11 godzin potrzebnych na obsługę EDI w miejsce dotychczasowych 165 godzin potrzebnych na obsługę manualną!
Jedną z korzyści płynących z elektronicznej wymiany danych jest to, że spływają one wprost z bazy wyjściowej, np. systemu ERP czy kadrowo-księgowego kontrahenta, gdzie zostały już sprawdzone i zatwierdzone. Jeśli natomiast trzeba je wprowadzić ręcznie, to rozwiązania EDI mogą sprawdzać ich poprawność i na bieżąco identyfikować błędy. Nawet jeżeli jeden dokument elektroniczny przetwarza wielu uczestników jednocześnie, nie ma możliwości zmiany już wprowadzonej informacji – ani przypadkowo, ani celowo.
Co istotne, EDI przesyła precyzyjnie dokumenty każdego rozmiaru. W przypadku błędu operację można łatwo powtórzyć.
To dlatego przejście na elektroniczną wymianę dokumentów radykalnie poprawia jakość danych organizacji i eliminuje potrzebę ponownego przetwarzania zamówień. EDI eliminuje potencjalny błąd ludzki, np. pomyłkę przy realizacji zamówienia czy roztargnienie skutkujące niewysłaniem jakiegoś dokumentu. Jak szacują eksperci firmy OpenText, po wdrożeniu elektronicznej wymiany danych liczba błędnych transakcji spada o 30-40%.
Już w 2010 roku firma doradcza Sterling Commerce wyliczyła, że firmy, które przechodzą z papierowych faktur na w pełni zautomatyzowane e-fakturowanie mogą zaoszczędzić do 90% kosztów ich obsługi. Analitycy Sterling Commerce wyliczyli, że ręczne przetwarzanie faktur kosztuje średnio 30 dolarów za fakturę, podczas gdy w pełni zautomatyzowane przetwarzanie to koszt średnio tylko 3,5 dolara za jeden dokument. Co więcej, elektroniczne przetwarzanie faktur zmniejsza według ekspertów skalę błędów o 37% – to ogromne oszczędności, biorąc pod uwagę, że szacunkowo każdy błąd w fakturze papierowej kosztuje firmy średnio 53,5 dolara.
Elektroniczna wymiana danych optymalizuje także procesy w globalnych łańcuchach dostaw – od zamówienia aż po zapłatę. Dzięki EDI zamówienia spływają bezpośrednio do systemów zaplecza administracyjnego (back office). Co ważne, kupujący może łatwo zmienić zamówienie lub je anulować. To korzyść nie tylko dla zamawiającego, ale i dla producenta.
Dzięki wdrożeniu EDI producent może elastycznie zarządzać produkcją i dostawami surowca. Pozwala mu działać w modelu just-in-time, czyli dostarczać do każdego procesu produkcyjnego wszystkie potrzebne elementy w wymaganym momencie i wymaganej ilości, by zmniejszyć ilość zapasów. Z kolei przyspieszając obieg faktur, producent skraca proces obsługi zamówień od złożenia zamówienia do rozliczenia faktury (tzw. cykl order-to-cash). Dzięki temu firma poprawia spływ należności i cash flow.
U Jeronimo Martins Polska, właściciela sieci Biedronka, po wdrożeniu EDI wskaźnik nieprawidłowych dostaw poprawił się o około 5 punktów procentowych (nieterminowość spadła z 8% do około 3%). Poprawiła się także sprawność przyjęcia dostawy: czas realizacji przyjęcia dostaw w przeliczeniu na jednego dostawcę obniżył się o 44%.
Elektroniczna wymiana danych nabiera też znaczenia w kontekście zrównoważonego rozwoju biznesu. W nadchodzących kwartałach, gdy polskie firmy zaczną realizować obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz składać raporty niefinansowe (ESG), papier będzie stopniowo znikał z polskiego krajobrazu biznesowego. I dobrze!
Faktury papierowe produkują trzy razy więcej dwutlenku węgla (CO2) niż ich cyfrowe odpowiedniki. Jak obliczyli eksperci Billentis (Billentis, 2021), aby obsłużyć 1 milion faktur (każda po średnio 2,5 strony), potrzeba 118 drzew. Jeżeli do każdej faktury dodamy papierową kopertę, znaczki, wysyłkę i energię konieczną do tego, aby drzewa stały się papierowymi fakturami, okaże się, że obsługa miliona faktur generuje 36 ton dwutlenku węgla (Billentis, 2021). Zatem wystarczy proste obliczenie, by stwierdzić, że e-fakturowanie jest jednym z najłatwiejszych sposobów na poprawę działań firm w zakresie zrównoważonego biznesu.
Ale zrównoważony biznes to nie tylko ekologia. To także większy komfort pracy człowieka. Elektroniczne przetwarzanie danych umożliwia szybkie rozwiązywanie potencjalnych problemów i błędów. Pracownicy mogą skupić się na działaniach o wyższej wartości dodanej dla firmy, co podnosi ich zadowolenie z pracy, a w konsekwencji obniża poziom rotacji.
Wymiana dokumentów handlowych i finansowych w postaci standardowego komunikatu elektronicznego – bezpośrednio pomiędzy systemami komputerowymi partnerów biznesowych – stanowi już nieodłączny element biznesowej codzienności. Jeżeli chcesz wyeliminować wielokrotne wprowadzanie danych, przyspieszyć pracę w obszarze administracji i zwiększyć dokładność przepływu informacji, to wdrożenie EDI jest właściwym rozwiązaniem.
